報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本
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(転載開始)

ビジネスマナーの「ホウレンソウ」は、よく「仕事の動脈」「組織の血液」に喩えられます。ご存知の方も多いと思いますが、「ホウレンソウ」とは、仕事をスムーズに進めるために欠かせない「報告」「連絡」「相談」の略です。

私達の体は、新鮮な血液が体中に循環しないと、大病を患うことになります。ビジネスパーソンおけるホウレンソウは、その血液に喩えられるほど、とても重要だということです。ただし、ビジネスマナーを無視したホウレンソウは、相手に正しく伝わらないことがあります。報告も連絡も相談も、ただ伝えるだけでなく、きちんと理解してもらうことが肝心です。そのために、ホウレンソウにもマナーが必要なのです。報告・連絡・相談の目的と必要な理由、それぞれの心構えと要点・注意点、言葉遣いを説明します。

報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の目的と必要性

まず、報告・連絡・相談の違いを説明しておきましょう。

コミュニケーションUPの秘訣は「ホウレンソウから……」といっても過言ではありません

■報告
報告とは、上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせること。報告をするのは、部下から上司へ、あるいは後輩から先輩へ、という流れになります。

■連絡
連絡とは、簡単な情報を関係者に知らせること。そこに自分の意見や憶測は入りません。また、上司や部下にかかわらず、誰もが発信側にも受信側にもなります。総務や人事から全社員に向けての連絡やプロジェクトリーダーからメンバーだけに向けた連絡など、様々な連絡があります。

■相談
相談とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうことです。

こういったホウレンソウのないオフィスは、上司と部下の「上下」の意思疎通も、スタッフ間の「横」の意思疎通もがうまくいかず、仕事の効率は悪くなるでしょう。その結果、トラブルが続出する可能性が高くなります。これでは、まるで会社が動脈硬化に陥っているようなもの。そのままにしておくと、会社の業績は悪化しかねません。オフィスに活力がなくなり、あなたの仕事へのモチベーションも下がるかもしれません。

反対に「ホウレンソウ」が徹底されているオフィスは、報告によって上司と部下のコミュニケーションが密になり、連絡によって先輩や同僚、後輩などスタッフ間の意思の疎通もうまく進むでしょう。そして、上司や同僚、ぬ部下と相談しあうことで新たなアイディアが生まれたり、悩み事が解決できたりするでしょう。こうして活力という血液が、社内に循環するのです。体でいえば、心身ともに健康な状態です。

報告」をする側の心構えと要点・注意点

(参考写真)
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報告や連絡は相手の大切な時間を戴く行為。それをダラダラと無駄にしないように内容はまとめておきます。

1.相手の都合を確認する
多忙な上司に時間を割いてもらうわけですから、都合を確認するのはビジネスマナーの基本。先輩や同僚への相談も同様ですね。

急ぎの報告ではない場合は、相手の状況を見て報告をあとにするか、メモに書いて伝えるなどの方法をとりましょう。

2.指示した上司に直接報告する
他人を介して報告するのは、報告とはいえません。あなたに指示をした上司に直接報告するのが義務。これもビジネスマナーの基本です。

3.重要な報告はすぐに行なう
上司が忙しそうだからといって報告が遅れると、仕事に支障をきたすことがあります。対策を講じるなど一刻も早い判断が必要とされる報告や、関係者にすぐにフィードバックする必要のある内容の場合、すぐに上司に直接報告しましょう。

4.結論を先に伝える
上司は、まず結果を知りたがっています。前置きはできるだけ短く、途中の経過説明や原因、分析は、相手から求められたら詳しく話すようにしましょう。なお、できなかった言い訳や苦労話は、基本的には不必要です。

5.「事実」と「意見・憶測」は分けて報告する
注意すべきことは、客観的な事実を正確に伝えること。自分の意見や憶測を話す場合は事実を報告し、そのあとで「これは私の憶測ですが……」「あくまでも私見ですが……」と断ってから伝えましょう。事実と憶測、意見や願望を一緒に報告すると、上司の判断を誤らせてしまうことになりかねないからです。

6.口頭か文書での報告かを選ぶ
急いでいる場合やごく簡単な内容の報告の場合は、顔を合わせて口頭で伝えるのがよいでしょう。相手が出張中なら電話で報告するのが確実です。

報告する内容が複雑な場合、データや図表など適切な資料を添えて上司が理解しやすいように説明しなければいけません。その際は、先に口頭で結論だけ話し、できるだけ早く文書による報告を行ないましょう。

7.こまめに報告する
例えば「予定より時間がかかりそうな時」、反対に「予定よりも早く終わりそうな時」は、仕事が終わってから報告するのではなく、事前に報告しましょう。あなたに指示を出した上司は、全体の進捗を見渡し次の段取りを考えながら仕事を進めています。仕事の見通しを把握している上司は、他の人にあなたのヘルプを頼んだり、あなたを周囲のヘルプにまわらせることもできるのです。

長期的な仕事の場合は、1日に1度、あるいは仕事の区切りごとに進捗状況を報告しましょう。上司は、全体と個々の進み具合の両方を見ながらプロジェクトを運営しています。中間報告は、お互いが安心して仕事を進めるために大切な報告なのです。

8.ミスやトラブルはすぐに報告する
ミスを犯した時、トラブルになりそうな時、あるいはやトラブルに遭遇した時は、すぐに上司や先輩、同僚などに状況を報告し、情報を共有するようにしましょう。的確な対処法を助言してくれたり、冷静な判断を下してくれたりするのは、やはり経験に長けた人たちです。素早い報告が、ミスやトラブルを最小限にとどめることにもつながります。

9.報告する際にメモを持参する
報告を聞いた上司は、それをもとに軌道修正を指示したり、次の戦略を伝えたりすることがあります。重要な事柄は必ずメモを取るようにしましょう。これは上司からの指示や命令を受ける時や「相談」をする際にも必要なビジネスマナーです。ぜひ習慣化しておきましょう。


「連絡」の心構えと要点や注意点
連絡は伝える相手が上司や同僚、部下にかかわらず、あなたが発信者になったり、受信者になったりします。連絡したり、連絡を受けたりする際の心構えと要点・注意点を説明します。

1.曖昧な言葉は使わない
「雨が降っても営業部の花見は開かれるみたいだ」「次の会議は、今月中に開かれるようです」といった曖昧な連絡は、聞いた者が混乱します。そもそも、伝える本人がわからないまま、上司や同僚に連絡を伝えるのは相手にとって失礼な話です。決定なのか未定なのかを確認したうえで、できるだけ正確に伝えましょう。注意すべき点は、あくまでも事実だけを伝えるということです。個人の憶測や願望を盛り込むと、事実がねじまがって伝わりかねません。

2.内容に関係なく迅速に連絡する
連絡はできるだけ早く関係者全員に伝えましょう。その際、なるべく直接伝えるようにしてください。第三者に伝言を依頼した場合、内容が正しく伝わらなかったり、遅れて伝わったりするからです。社内の連絡は、仕事です。責任感を持って臨んでください。

3.連絡すべき順番を意識する
歓送迎会や健康診断などの連絡はさておいて、連絡内容によっては最初に上司に伝えるのがよい場合があります。仕事の全体を見渡している上司にとっては、その連絡がとても重要な情報となる場合があるからです。内容によって、連絡を伝える順番を意識することが肝心。

4.関係者全員に伝える
たとえば「私は、歓迎会の日時を聞いていませんでした」「部長が今日から長期出張だということは、私の耳には入っていませんでした」といったことが起こると、社内の人間関係がギクシャクします。

連絡ミスのないように連絡しなければいけない関係者のリストをつくって、誰に連絡したか、していないかをチェックし、関係者全員に連絡したことを確認しましょう。細かなことですが、これもビジネスマナーの基本です。


「相談」の心構えと要点や注意点

1.疑問が生まれたら相談や質問
疑問や心配事を抱えたままで仕事を進めると、効率や質が低下します。わからないことや疑問が生まれたら、その都度上司や先輩に相談したり、質問したりしましょう。最もよくないのが、自己判断で勝手に進めること。周りの人に迷惑をかけてしまう結果につながるかもしれないからです。

2.最初に相談するのは直属の上司
「指示が理解できない」「こういった場合は、どのように対処すべきなのか」といった具体的な相談は、その仕事を指示、命令した直属の上司でなければ即答できないことが多くあります。ですから、最初に相談するのは、直属の上司です。

3.アイデアやプラン変更は準備を整えてから臨む
仕事を進めていくうちに、効率のよい他の方法に気づいたり、新たなアイディアを思い付いたりすることがあります。こういった時こそ相談が有効です。建設的な相談や提案が組織の「活力」につながり、会社にフィードバックされた時、あなたの評価は上がり、信頼を得られることでしょう。

ただし、「なんとなくそう思う」では、説得力に欠けます。相談を持ちかける際、提案の根拠となるデータや裏付けを用意しておくと、相手は真剣に耳を傾けてくれます。「改善策」や「軌道修正案」の場合は、文書でまとめておくのがよいでしょう。


メールによるホウレンソウの注意事項

最近では真向かいにいる上司に対してもメールで報告、連絡するという話があるほどです。急ぎの場合は当然対面か電話。やむを得ずメールの場合には受領メールを確認するまでは報告、連絡業務は終了していません。
時間や場所を選ばないことや、同時に複数の相手に届けられることから、ホウレンソウの手段として定着したメールですが、同時に弊害も生まれています。

1.送信=報告や連絡ではない
送った側は「メール送信」=「報告を終えた」「連絡した」と思い込みがちですが、相手がメールを見て内容を理解するまで、報告や連絡はまだ終わっていません。特に重職にある上司は、送られてくるメールの量があまりにも多くて、あなたのメールを見落としているかもしれません。「伝えた」つもりが、1週間経っても上司に「伝わっていなかった」といったこともあります。

2.メールを使わない方がよいケース
隣の席の人へ口頭でならすぐに伝えられるのに、わざわざメールで連絡する人が増えていると聞いています。もらった側は、「オフィスで長時間直接顔を合わせているのに、どうしてすべての連絡がメールなのか」と、不可解な思いを抱くのではないでしょうか。すぐに伝えなければいけない報告や連絡の場合、直接顔を合わせて伝えるか、電話で伝えるのが確実です。

3.「受け取った」という返信は迅速に
メールによる「ホウレンソウ」を受信した際のマナーは、当然のことながら「返信」を送ることです。先に説明したように、送信したからといって相手がメールをすぐに見ているとはかぎりません。

送った側は、「返信」があるまできちんと届いたのか、そして正しく伝わったのか常に不安な状態です。ですから、メールによる「ホウレンソウ」を受信したら、必ず「メール受け取りました」「承知致しました」といった簡単な返信だけでも、できるだけ早くしましょう。すぐに回答できない複雑な報告や依頼の場合は、「内容を検討してから、改めて連絡します」と一言添えて返信するのがマナーです。

「ホウレンソウ」は、「とにかくどんな方法でもよいから、相手に伝えれば終了」というわけではありません。タイミング、スピード、伝え方は、ビジネスマナーに準じていなければなりません。そして、聞き手、読み手のことを考え、思いやりの気持ちを忘れずに伝えなければいけません。

大切なのは、相手に正しく理解してもらうよう、わかりやすく手短に伝えること。それだけに、普段から迅速かつ正確に意見や情報を「伝える技術」を磨くことが求められているといえるでしょう。
(転載了)





わかりやすい説明ですので、Allaboutさんから添付させて頂きました。

今日はこれについて触れてみたいと思います。いまではこの「報連相の法則」「不必要」と取れるような評価する論があります。


しかし、果たしてそうなのでしょうか?


会社や組織が大きくなるに連れ、情報の共有意思の疎通が難しいことに気付きます。それはそれだけ社員の数または会員の数が増え、業務増多にともなう多様化や複雑さが増すからであります。

入社(入会)時は厳密に入社(入会)該当者を判断し、自社(会)に適任かどうか見極めることは至極当然なことです。しかし「優秀な」をばかり選別していても新任教育や入社後数年で甲乙が現れます。

本人の能力が担当部署に合わないのかそれとも仲間たちと合わないのか、はたまたその社員の能力が高過ぎて発揮できないのか、いずれにしても本人は意気消沈し埋もれやがて淘汰されてゆきます。生まれた社畜と言う言葉は、社に飼いならされた社員ではなく、脱落した社にへばり付く社員のことです。

日頃のコミュニケーションが取れるか取れないかで社内は変わるものと思います。つまりこの「報連相の法則」が必要なのです。ここでの前提は上司と部下は友達ではないということです。

ゆとり教育がまったくいけなかったという訳ではありませんが、人間性の低下、頭脳力の低下、そしてやる気の低下、この3Tを引き起こしたことは文部省がゆとり教育の見直しからみて判断できましょう。

ただ、この「報連相の法則」は「報告」メインの仕事になってはいけないのです。つまり「報告」するための仕事はいけないということです。「報告」
は過程でありまたは結果であり、仕事の一部分。報告のためにすべてを費やしては能力の無駄使いなのです。

業務進行や成果結果を報告をする際は、資料を作成する。報告する上司へは分かりやすくそして理解をして頂けるよう説明をしなければならない。ヒラ社員などはこれが一番のネックではないでしょうか。

プレゼン教本や参考書の名で本屋店頭で場所の幅の広げていますが、正直これは学生時代学校で教わる国語で終わる勉強のはず。言葉を知らない、字の意味が分からない、文章が書けない、だからこそ苦労するのです。
さらに喋れないのはもう論外。

これはおそらく、日本の学校教育の失敗例が引き起こした結果でしょう。これは先生方がいけないのでもなく「教育指針」を決めた連中です。その責任の所在が分からないということも隠された日本式社会構造が原因と思います。

いわゆる後々の「大企業病」とはこんなところから発症するのではないかと考察します。


話が逸れてしまいますが、とはいえ、すでに能力にはできないものは出来ないという現実問題があります。これをどう打開するかに掛かっております。

「報連相」が出来る環境をつくる。これは上司と部下がナアナアで友達関係を築くことではありません。

個人的に「部下を叱れない上司は上司に非ず」に思います。近年、パワハラが叫ばれていますが上司が上司たる威厳もなく役職をかざして業務を要求するからです。役職だけ立派な人間が多いいまの世。

上司も部下に尊敬される人間性、豊かな包容力のある人物で無ければならない。肩書きを持つ人物ならばその肩書きにふさわしいことを考えて行動すれば、パワハラだなんて部下から思われないのです。

言葉がきたないですが、本当ならば自分のケツは自分で拭けだが、上司は部下のケツを拭けるかどうかです。肩書きが持つ重みとはそういう事ではないでしょうか。

しかし、会社(組織)で上司ばかりが能力を要求されるのではありません。部下も会社が要求するものに応えられるよう努力をしなければならない。それは日ごろの自己学習であり自己研鑽、さらには自己啓発を追究し向上心を養うことです。

私はよく人生において結婚は二度あると言います。一度は人生を貢献できる会社と、二度は人生を共に歩める伴侶と。人と人の相思相愛が会社を築き、人と人の相思相愛が明るい人生を創る。


幸せはやってくるものではなく、幸せは自分で勝ち取るものです。そのためには勝ち取ったときにそれにふさわしい自分自身を日ごろ育てることです。


さあ、難しく考えないで、事前、事中、事後。この進行状況を説明把握確認が出来れば良いのです。そのためにも報告が的確に出来る部下、その報告が活きるために判断出来る上司、総合的な観点でGOサインが出せるTOP。「報連相」三位一体となって前進するのです。